Kas yra turinio valdymo sistema

Kas yra TVS (turinio valdymo sistema) ir kaip ją išsirinkti?

Šiandien visos įmonės turi bent kažkiek skaitmeninio turinio. Vadinasi (vadovaujantis geležine logika), turi jos ir kažkokias turinio valdymo sistemas. Kaip įmonės vadovas norėčiau gerai suprasti, ką su mano verslo duomenimis daro šios sistemos. O ypač, ką jos galėtų daryti, kad dirbtume efektyviau.

Dažniausiai sistemos IT ūkyje yra pasirenkamos ilgesniam nei 3 metų periodui, o su jomis dirbame nuolat. Tad suprasdamas esminius sistemų skirtumus ir paskirtį galiu priimti kur kas pelningesnį ilgalaikį verslo sprendimą. Pagal tai, kokias sistemas mano situacijoje siūlo IT sprendimų teikėjai, galiu susidaryti ir gan tikslų supratimą apie jų kompetenciją.

Sąvoka „turinio valdymo sistema“

Paieškojus Google, lietuviškos firmos atsako taip:

Turinio valdymo sistema (TVS) – tai programinė įranga, kuri leidžia patiems paprastai tvarkyti svetainės informaciją.

Cituojant Kaligulos išminčių, galima atsakyti „You have a gift for logic, Prince“ (Esate apdovanotas logika, Prince). Deja, tokia logika per siaura ir klaidinanti, nes turinys gali būti ne tik svetainėje. Vikipedija paaiškina šiek tiek plačiau ir tiksliau:

Turinio valdymo sistema (angl. Content Management System) – įvairūs programiniai įrankiai, supaprastinantys informacinių sistemų turinio (tekstinio ir grafinio) valdymą taip, kad sukuriant bei keičiant turinį ar jo struktūrą nereikėtų jokių specialiųjų (programavimo) žinių.

Čia man kyla klausimas, kas konkrečiai yra tie programiniai įrankiai? Kam apskritai naudojamos tokios informacinės sistemos? Ir ar tikrai jų tikslas tik tas, kad nereiktų programavimo žinių?

TVS sudaro 2 programos: turinio tvarkymo programa ir turinio pristatymo programa. Tvarkymo programa skirta dirbti su grynu turiniu duomenų bazėje, t.y. tekstai, nuotraukos, jų struktūriniai ryšiai ir t.t. Jos programiniai įrankiai gali būti bet kas, kas tik padeda kurti bei formatuoti turinio elementus bei nustatyti jų struktūras ir sąsajas. Ar tam reikia išmanyti programavimą, ar ne, priklauso nuo konkrečių įrankių. Bet akivaizdu, kad populiariausi tie, kuriems nereikia.

Pristatymo programa paima turinį iš duomenų bazės ir pateikia jį publikavimui apipavidalinus reikiamu formatu, pvz.: interneto svetainės puslapis, PDF dokumentas, el. naujienlaiškis ir t.t. Visa tai vyksta automatiškai, šios dalies sistemos vartotojas dažniausiai nesupranta ir nelaiko atskira programa. Ją sukuria programuotojai ir ji lieka pamiršta iki kito formato ar dizaino atnaujinimo.

Minėti aspektai labai aiškiai nurodo, kas pagal sąvoką nėra TVS:

  • Dokumentų valdymo sistemos (angl. DMS) – jos tvarko jau paruoštus dokumentus ir dažniausiai negali nei tvarkyti tik konkrečių dokumento turinio dalių, nei automatiškai paruošti publikacijos kitiems kanalams ar formatams.
  • Santykių su klientais valdymo sistemos (angl. CRM) – jos kaupia visą informaciją apie klientus ir bendravimo su jais istoriją, gali turėti įvairios tekstinės ar dokumentinės medžiagos. Tačiau šios sistemos skirtos vidiniam darbui, o ne publikacijoms, todėl neturi informacijos pristatymo programos.
  • Verslo valdymo sistemos (angl. ERP) – jos tvarko visą informaciją apie įmonėje vykstančius procesus ir gali juos automatizuotai valdyti. Šiose sistemose gali būti dar daugiau tekstinės ir dokumentinės informacijos, bet ji vis tiek neskirta publikavimui.
  • El. parduotuvės (angl. E-commerce) – jos leidžia tvarkyti turinį administracijoje ir publikuoja jį kaip svetainę, todėl atrodo panašios į TVS. Tačiau jų pagrindinė funkcija yra transakcijų valdymas: klientų registracijos, užsakymų pateikimas ir valdymas, mokėjimų automatizavimas, buhalterijos integracija ir t.t. Visa tai nėra standartinės TVS funkcijos pagal apibrėžimą, todėl šios sistemos atskiriamos į kitą kategoriją.
Šios sistemų kategorijos yra beveik tokios pat didelės kaip ir TVS, tad apie jas kalbėsiu atskiruose straipsniuose. Norėdami gauti naujus straipsnius, užsiprenumeruokite juos puslapio dešinėje.

Minėtas funkcijas galima susiprogramuoti ir bet kokioje TVS. Pavyzdžiui, Lietuvoje kai kurios buhalterių įmonės priima dokumentus iš klientų (DMS funkcija) susiprogramavę tokį modulį ant interneto TVS Joomla. O pirmąsias savo e. parduotuves dalis įmonių pasijungia su tinklaraščiams skirta TVS WordPress, naudodami e. komercijos modulį.

Mano patarimas yra naudoti sistemas tik pagal paskirtį. Jei idėja iš esmės perdarinėti sistemą kyla iš noro sutaupyti, darote klaidą: visose kategorijose yra tiek brangių, tiek pigių, tiek atviro kodo sistemų. Jei tokį sistemos perdarymo nuotykį siūlo auksarankiai iš dabartinės jūsų IT prižiūrinčios įmonės, šiai sistemai verčiau susiraskite specializuotą programavimo studiją.

Naudodami sistemą ne pagal paskirtį, turėsite didesnius jos priežiūros kaštus ir kur kas didesnę sistemos klaidų bei saugumo spragų tikimybę. Visų sistemų branduolys yra projektuojamas konkretiems scenarijams. Techniškai įmanoma išeiti iš šių numatytų ribų, bet tokia sistema bus ir nepatogu naudotis, ir techninis procesų vykdymas bus mažų mažiausiai халтура (realizuotas ne pačiu geriausiu būdu).

Apibendrinant, TVS renkamės tik grynojo dar nepublikuoto turinio tvarkymui, kurį automatiškai publikuosime. Praktinio pritaikymo pavyzdys būtų ir vos kelis puslapius internete apie save skelbianti UAB „Virtuali erdvė“, ir šimtus straipsnių per mėnesį įvairiais formatais publikuojančios Verslo žinios. Todėl akivaizdu, kad net pagal tokią siaurą sąvoką apibrėžtos TVS naudojamos labai skirtingose situacijose ir veikia skirtingai. Aprašysiu 3 pagrindines jų grupes: interneto TVS, komponentinės TVS ir korporatyvinės TVS.

Interneto TVS

Interneto turinio valdymo sistema (angl. Web CMS) – tokia TVS, kokią ją supranta Lietuvos interneto svetainių kūrėjai. Tikriausiai visos TVS, kurias žinote, priklauso šiai kategorijai. CMS Matrix jų yra aprašę kiek daugiau nei 1200, mažiausiai dar tiek nėra aprašytos. Jos leidžia tvarkyti tekstus ir nuotraukas, o paskui jas atvaizduoja interneto svetainės formatu.

Interneto TVS, kaip ir visos kitos TVS, laiko tekstus, jų struktūras ir sąsajas su kitais elementais duomenų bazėje. Tačiau duomenis pateikia tik vienu kanalu ir vienu formatu – naršyklėje kaip interneto svetainę. Dėl to kai kuriose interneto TVS nesimato, kad turinio kūrimas ir pristatymas yra atskiri procesai. Pavyzdžiui, su drag&drop vartotojo sąsają turinčia TVS turinį kuriate pačioje svetainėje taip, kaip jis ir atrodys galutiniam skaitytojui, t.y. pristatymo programa pristato turinį iš karto kūrimo momentu.

Kai kurios interneto TVS jau siūlo daugiau formatų, pvz.: pateikia dvi atskiras svetainės versijas kompiuteriui ir telefonui. Su papildomais moduliais galima prasiplėsti ir daugiau formatų, pvz.: eksportuoti tekstus į PDF, siųsti automatiškai generuojamus naujienlaiškius el. paštu ir t.t. Tačiau jei tą pačią informaciją dar norite spausdinti žurnale, pateikti mobiliojoje programėlėje ir t.t., būtent tam skirtos komponentinės TVS ir korporatyvinės TVS.

Beje, nesumaišykite interneto TVS su svetainių generatoriais, tokiais kaip Wix.com ar Dizaineriai.lt. Tikra interneto TVS atskiria duomenis nuo pristatymo formato, t.y. visi tekstai ir nuotraukos laikomi duomenų bazėje. Tuomet pristatymo programa generuoja svetainės failus dinamiškai. Tai leidžia lengvai keisti svetainės struktūrą, dizainą, įdiegti naujus modulius ir t.t. Generatoriai iš karto generuoja statiškus failus ir juose išsaugo tekstus. Norint iš esmės pakeisti tokios interneto svetainės struktūrą ar dizainą, reikia viską kurti iš naujo.

Ateityje aprašysiu, kuo skiriasi populiariausios interneto TVS ir kurią kam verta rinktis. Kol kas užsiminsiu tiek, kad WordPress yra populiariausia TVS tinklaraščiams, kurią Lietuvos svetainių administratoriai pritaiko ir mažų verslo svetainių valdymui. Joomla yra populiariausia interneto TVS mažoms asmeninėms ir įmonių svetainėms. Drupal yra populiariausia  TVS sudėtingesnių portalų valdymui. Naujoji interneto TVS karta veikia debesų kompiuterijos pagrindu ir kartu su TVS suteikia ir visas reikalingas serverių paslaugas, pvz.: ContentAir turinio valdymo sistema, Weebly ir kt.

Komponentinė TVS

Komponentinė turinio valdymo sistema (angl. Component CMS) – tai sistema ne pilno dokumento tekstų, o jų dalies (komponentų) tvarkymui. Tai gali būti atskiri kelių pastraipų tekstai, nuotraukos, lentelės, grafikai ir t.t., kurie įvairiai komponuojami kartu ir pateikiami įvairiais formatais. Šių sistemų tikslas – išskaidyti didelės apimties medžiagą į mažus modulius, kurie gali turėti atskirus autorius ir būti nepriklausomai moduliuojami į įvairios apimties publikacijas.

Naudojantis komponentine TVS, vienoje duomenų bazėje tvarkote didelį kiekį struktūrizuotų duomenų. Tuomet juos galite pateikti interneto portale, telefono programėlėje, periodiškai siųsti el. paštu, spausdinti katalogą ar žurnalą. Į kiekvieną kanalą pateks ta pati informacija, kuri duomenų bazėje administruojama kaip vienas komponentas. Tai leidžia išvengti dubliavimo.

Publikacijos apimtis kiekviename kanale gali skirtis. Pavyzdžiui, ta pati Verslo žinių naujiena kompiuteriams skirtame portale pateikiama su daugiau papildomos informacijos ir iliustracijų nei mobiliojoje programėlėje. Taip pat ta pati įmonė spausdintame įmonių kataloge turi tik telefono numerį, o interneto portale ir išsamią informaciją su atsiliepimais, darbuotojų skaičiaus kaitos istorija ir t.t.

Komponentinės TVS labai palengvina informacijos atnaujinimą ir garantuoja jos tapatumą visuose kanaluose. Dėl šių priežasčių komponentinės TVS yra naudojamos geltonųjų puslapių informacijos tvarkymui, skelbimų tvarkymui, dokumentacijos tekstų tvarkymui, naujienų portalų administravimui, el. mokymų medžiagos ruošimui ir t.t.

Šios sistemos dažnai yra verslo ašis jas naudojančioms įmonėms, todėl dažnai kuriamos individualiai. Dėl jų specifiškumo savo tinklaraštyje apie tikrąsias komponentines TVS nesiplėsiu. Norėdami sužinoti apie jas plačiau, parašykite komentarą arba susisiekite.

Korporatyvinė TVS

Korporatyvinė turinio valdymo sistema (angl. Enterprise Content Management – ECM) – tai viena visos įmonės duomenų valdymo platforma. Praktikoje ji dažniausiai sujungia interneto TVS ir dokumentų valdymo sistemą (DMS) ir praplečia jų funkcionalumą iki komponentinės TVS.

Kiek teko susidurti, jos dažniausiai naudojamos didelėse įmonėse, kur publikacijos sukūrimas yra keletos etapų procesas. Pirmiausia šios sistemos kaupia visus konfidencialius įmonės duomenis, kurie gali būti reikalingi darbuotojams. Kai darbuotojas paruošia publikavimui skirtą komponentą, jis nustatyta tvarka yra tvirtinamas kitų skyrių darbuotojų. Tada komponentai verčiami į visas reikalingas kalbas. Galiausiai komponentai yra sumoduliuojami į publikacijas visiems kanalams.

Korporatyvinės TVS gali būti sukurtos labai individualiai ir turėti įvairių specifinių funkcijų, kad platforma atitiktų visus įmonės reikalavimus ir duomenų tvarkymui nebereikėtų jokių kitų sistemų. Tačiau yra ir standartiniai tokių programų paketai. Tarp stambių įmonių greičiausiai populiarėja Alfresco. Tarp žiniasklaidos grupių jau seniai populiarus eZ Publish. Abi sistemos turi ir nemokamą atviro kodo versiją.

Jei jūsų įmonėje daug darbuotojų keliais etapais kuria daugiakalbes publikacijas, kurios skelbiamos įvairiais kanalais, korporatyvinės TVS sukurtos būtent jūsų verslui. Tačiau susirasti su tokia sistema dirbančius specialistus gali būti sunku, o pačios sistemos diegimas ir eksploatacija bus pakankamai brangūs. Vidutinio dydžio įmonėms, kai reikia tik kelių konkrečių ECM funkcijų, o ne pilno paketo, dažniausiai greičiau, patogiau ir pigiau gaunasi įsidiegti tas konkrečias funkcijas į verslo svetainėms skirtą interneto TVS.

Kol korporatyvinės TVS dar sunkiai įperkamos vidutinio dydžio Lietuvos įmonėms, apie jas plačiau nerašysiu. Tačiau galime pabendrauti komentaruose arba gyvai.

Lietuvos įmonių pasirinkimas

Lietuvoje komponentines ir korporatyvines TVS teko matyti tik valstybinėse institucijose, kurios įkurtos duomenų tvarkymui, ir žiniasklaidos bei media grupėse, kurios gyvena iš informacijos rengimo bei sklaidos. Kitų sektorių įmonės savo interneto svetainei, mobiliajai svetainei ir kt. labai optimaliai renkasi interneto TVS.

Tačiau atviro kodo interneto TVS populiarumas Lietuvoje toks didelis, kad jos naudojamos viskam: ir dokumentų tvarkymui, ir klientų kontaktų vedimui, ir užsakymų tvarkymui, ir mokėjimų automatizavimui, ir sąskaitų išrašymui, ir t.t. Žodžiu, viskam, kas įmonėse vyksta internetu. Dažnu atveju tam renkamasi gan mėgėjiška Joomla, kuri dažnai turi įvairių problemų pačiame branduolyje, arba kur kas išbaigtesnė WordPress, į kurią diegiami mėgėjiški nesaugūs moduliai.

Tokios situacijos priežastis – vietos programuotojų specializacija. Didžioji dalis dizaino ir programavimo studijų Lietuvoje kuria prisistatomąsias interneto svetaines. Jie puikiai išmano tokias atviro kodo sistemas kaip WordPress ir Drupal. Kai reikia labai specifinės nedidelės apimties sistemos, ją puikiai sukuria naudodamiesi neįpareigojančiais programavimo karkasais, rezultatą pavadinę prie Žvaigždžių karų herojaus vardo pridėję trumpinį CMS. Šios specializacijos rinka pas mus labai konkurencinga ir turi ganėtinai aukšto lygio specialistų.

Tačiau kai reikia didelės apimties specifinės paskirties sistemos, kompetencija dažnai išsisemia. Mažai kas dirba su tikromis viešų dokumentų tvarkymo ar korporacinėmis TVS, nes klientai jų nereikalauja. Dažniausiai klientas į sistemą nesigilina, tad kūrėjai vis renkasi gerai išmanomą interneto TVS ir bando funkciškai ją pritempti iki reikalavimų. Suformulavau tai kaip neigiamą dalyką, bet praktikoje jo efektas lyg ir teikiamas. Jau po poros mėnesių, sistemos paleidimo ir pristatymo metu, nuotaika pakili – viskas veikia, sukurta greitai, kaina maža.

Toliau istorija vystosi praktiškai visada tuo pačiu scenarijumi. Čia jo nuotaika ir pradeda niauktis. Po kelių mėnesių darbuotojas nori ką nors pakeisti ir paaiškėja, kad viskas suprogramuota tik tokiai konkrečiai situacijai vienu metodu. Nori pakeisti – reikia perprogramuoti. Tenka arba susitaikyti su status quo, arba randasi nenumatytos išlaidos. Kyla apmaudo jausmas, kai pirmoji Google paieška atskleidžia, jog tokį funkcionalumą ir dar daugiau siūlo visos net nemokamos specializuotos sistemos. O mes kažkodėl naudojame ne tam skirtą branduolį su neaiškiais moduliais.

Po metų išeina TVS branduolio atnaujinimas, bet su unikaliais priprogramavimais jis sunkiai suderinamas. Negi vėl programuosi viską naujai versijai? Darbuotojai vis labiau pavydi pas konkurentus dirbantiems buvusiems bendrakursiams, kuriems reguliariai atnaujinamoje specializuotoje sistemoje kas mėnesį atsiranda tiek daug naujų Web 4.0 funkcijų ir kurie dabar prekes jau tvarko su Google akiniais.

Galiausiai nusprendžiate iškeisti savo WordPress parduotuvę į ką nors rimtesnio. WordPress interneto svetainių kūrėjai ir toliau prižiūri jūsų įmonės svetainę, bet parduotuvei norite tikrų e. komercijos specialistų. Jei pasiseka, po poros mėnesių programavimo beveik iki galo į lietuvių kalbą išverstame naujame PrestaShop ar Magento viskas taip naujoviška, greita, apsipirkimo žingsniai kaip praeitų metų Amazon versijoje. Jei pasiseka mažiau, už pusmečio turite prieš pusmetį naujovišku buvusį OxidSales. (Sarkazmas ne tiek dėl pačių sistemų skirtumo, kiek dėl besiskiriančių jas Lietuvoje diegiančių įmonių darbo metodų ir terminų.)

Dabar esate tikri, kad kol internete pasieksite 10 mln. apyvartą, tikriausiai užteks ir šios nemokamos atviro kodo versijos. Jei nusipirkote reikalingus papildomus modulius ir koncentruojatės ne tiek į sistemą, kiek į patį verslą ir jo greitį, tikriausiai tą apyvartą greitai ir pasieksite.

Šiuo momentu pats laikas nuo WordPress ir Joomla perkelti ir visas kitas verslo funkcijas. Jei norite pelningų iššūkių, nuspėkite ateitį ir jau šiandien darykite tuos sprendimus, kuriuos norėsite priimti po pusantrų metų. Vėl pasufleruosiu: visas sistemas naudokite pagal paskirtį.

Tikiuosi, šis straipsnis neįkvėpė tapti TVS ir kitų sistemų specialistu ar patiems įsidiegti naują sistemą savo įmonėje. Bet kitą kartą derėdamiesi dėl naujos sistemos kūrimo su IT sprendimų įmone jau turėtumėte geriau nei jie patys suprasti TVS klasifikaciją ir paskirtį. Kaip rodo mano klientų patirtis, tai jums padės išvengti sistemų perkūrinėjimo iš naujo. O tai leis aplenkti save pačius internete bent jau pora mėnesių.

Turite savo nuomonę šiuo klausimu? Pakomentuokite.

Autoriaus interesų atskleidimas

Mano vadovaujama UAB „Virtuali erdvė“ Lietuvoje platina debesų kompiuterijos turinio valdymo sistemą ContentAir ir kuria interneto svetaines jos pagrindu. Naudodami X-Cart ir PrestaShop sukūrėme ir administruojame kelias lietuviškas e. parduotuves.

Darbe vadovaujuosi straipsnyje išsakytu principu: visose situacijose naudoti kiek įmanoma specializuotą standartinę programinę įrangą, kad sistemos eksploatacijos kaštai būtų kuo mažesni, o naujos gamintojų išleidžiamos funkcijos būtų diegiamos kuo sklandžiau.

Autorių teisės

Creative Commons licencija Straipsnis „Kas yra TVS (turinio valdymo sistema) ir kaip ją išsirinkti?“, kurio autorius Mantas Pakamorė pasilieka ir saugo visas savo autoriaus teises, yra licencijuotas publikavimui pagal Creative Commons Priskyrimas + Jokių išvestinių darbų (BY-ND) 4.0 tarptautinę licenciją.