Kai reikia verslo klasės el. pašto, Lietuvos įmonės renkasi Microsoft Exchange arba Google Apps for Business. Nors kainuoja panašiai, o el. pašto ir kalendoriaus techninis funkcionalumas beveik tapatus, kaip paslaugos jos labai skirtingos. Kuri geriausiai tinka jūsų įmonei?
El. pašto paslaugos kaina
Kaip išsiaiškinome praeitą mėnesį, geriausias Microsoft Exchange pasiūlymas yra 50GB vietos už 3,30€ (11,40Lt) mėnesiui 1 vartotojui. Plačiau: Kiek kainuoja Microsoft Exchange el. paštas?
Google Apps for Business suteikia 30GB vietos už 4,00€ (13,90Lt) mėnesiui arba 40,00€ (139,00Lt) metams 1 vartotojui. Paslaugą už tiek galima įsigyti tiek tiesiogiai iš Google, tiek iš vietinių atstovų.
Perkant Microsoft Exchange Online tiesiogiai iš Microsoft, jis yra 17,55% pigesnis nei Google Apps for Business tiesiogiai iš Google. Tačiau perkant iš platintojų Lietuvoje, šio skirtumo gali ir nelikti. Pvz.: UAB „Penki kontinentai“ teikia Microsoft Exchange Online už 15,00Lt/mėn., o UAB „Virtuali erdvė“ siūlo Google Apps for Business už 13,90Lt/mėn.
Apibendrinant, abiejų paslaugų kaina labai panaši. Konkrečioje situacijoje ji gali skirtis vos keliais litais bet kurios paslaugos naudai. Todėl vertinsiu, kad abi paslaugos kainuoja vienodai ir kainos atžvilgiu jų nelyginsiu.
Pabrėžiu, tai tik techninių paslaugų teikimo kainos. Papildomas vartotojų administravimas, programų konfigūravimas, mokymai ir t.t. visais atvejais teikiami ir apmokestinami papildomai. Dauguma paslaugų teikėjų jums pateiks individualų pasiūlymą, atsižvelgiant į tokių darbų apimtis.
El. paštas, kontaktai, kalendoriai ir užduotys
Pagal techninius aprašymus visais atvejais suteikiamos teoriškai identiškos paslaugos. Visos turi korporacinį el. pašto funkcionalumą su autoatsakikliais ir filtrais, išsamią kontaktų knygą, darbuotojų kalendorius, bendrų resursų rezervavimą, pilną integraciją su Microsoft Outlook, programėles visiems išmaniesiems telefonams ir t.t.
Įsijungę abu produktus naršyklėje ir bandydami rasti 10 skirtumų, rasite kur kas daugiau. Tačiau pagrinde tai smulkmenos, dėl kurių visi turi savo individualią nuomonę. Realus funkcinis skirtumas yra tik užduočių planavimas ir delegavimas. Microsoft Exchange turi elementaraus funkcionalumo darbų sąrašus, kuriuos galima bendrinti su kolegomis. Gmail savyje turi tik asmeninius darbų sąrašus, o komandiniam darbui siūlo net keliolika skirtingai veikiančių komandos darbų administravimo programų. Kurią įsidiegti į savo įmonės Google Apps paskyrą priklauso nuo jūsų darbo specifikos. Google Apps šiuo atveju lankstesnis, tačiau daugumai pakanka ir Microsoft Exchange užduočių funkcionalumo.
Didesni skirtumai išryškėja vertinant ne funkcijas, o kokybinius paslaugų parametrus. Labiausiai išsiskiria šie aspektai: vieta serveryje, apsauga nuo spam, sistemos atnaujinimai, platformos integracijos ir el. pašto patikimumas.
Vieta serveryje
Google Apps for Business vartotojas gauna 30GB vietos. Microsoft Exchange Online dėžutei suteikia 50GB vietos. Jei jūsų darbuotojams 30GB neužtenka, šioje vietoje laimi Microsoft. Tačiau jei neužtenka ir 50GB, Microsoft šiuo atveju nieko nesiūlo. Tuo tarpu Google Apps siūlo iki 16.000GB už 0.23Lt/GB.
Lygindamas vietinius Microsoft Exchange teikėjus rašiau, kad šiuolaikiniam el. pašto vartotojui reikia bent 5GB, nes visi laiškai laikomi serveriuose ir darbuotojai nelinkę jų trintis (o dažniausiai ir neturėtų). 20GB viršys tik retas, ir tai tik po kelių metų – tuomet gal ir teikėjai jau bus padidinę limitus. Tad praktiškai skirtumą tarp 30GB ir 50GB pajus tik retas. Tiems vartotojams bus aktualus ir dar didesnių limitų klausimas – su Google Apps jiems garantuojamos tiek beribės plėtimosi galimybės, tiek gera papildomos vietos kaina.
Apsauga nuo spam
Google Apps for Business naudoja tuos pačius anti-spam filtrus kaip ir Gmail. Daugiau kaip 500 mln. žmonių aktyviai naudojasi Gmail, tai yra daugiausia laiškų per dieną apdorojanti el. pašto platforma. Kuo didesnį laiškų srautą filtrai apdoroja, tuo greičiau ir tiksliau jie mokosi. Kiek man yra tekę bandyti anti-spam paslaugų, Gmail visuomet greičiausiai ir tiksliausiai atpažindavo brukalų antplūdžius. Vietiniai paslaugų teikėjai nei teoriškai, nei praktiškai nepasiekia tokio tikslumo apsaugos nuo spam.
Per ateinančius kelerius metus Microsoft tikisi į Exchange Online platformą pritraukti didelę dalį Microsoft Exchange vartotojų. Didėjant vartotojų ir apdorojamų laiškų skaičiui galbūt ir Exchange Online su Outlook.com sugebės taip pat gerai kovoti su brukalais. Tačiau šiandien nepavejamas lyderis išlieka Gmail.
Sistemos atnaujinimai
Google Apps for Business yra nuolat atnaujinamas, Google įdiegia naujų funkcijų nesutrikdant platformos darbo. Tuo tarpu Exchange Online veikia su standartine Microsoft Exchange programine įranga, kurios naujos versijos išleidžiamos maždaug kas 3 metus. Net kai vykdomi smulkūs atnaujinimai dėl saugumo pataisymų, Microsoft planuoja paslaugos nepasiekiamumą, visai kaip ir vietiniai Hosted Microsoft Exchange teikėjai.
Platformos integracijos
Google Apps yra didžiulė platforma, turinti tūkstančius integracijų su kitomis paslaugomis ir leidžianti rašyti savo skriptus. Tai leidžia automatizuoti daug užduočių. Pavyzdžiui, jei apmokestinate klientus už konsultacijas, galite automatizuoti pokalbių suvestinės sudarymą. Tam galite pasirašyti filtrą su skriptu, kad iš konkrečių asmenų gautų laiškų temos būtų momentiškai įrašomos į Google Drive Sheet skaičiuoklę, o joje bereikės įvesti savo tarifą. Tokiu automatizuotu metodu gautus laiškus galite apdoroti bet kokiomis programomis.
Exchange Online leidžia įsidiegti el. pašto programėles, kaip ir Gmail Labs, tačiau jos kol kas apsiriboja tokiais dalykais kaip adreso žemėlapyje rodymas ar Youtube peržiūra pačiame laiške. Jokių rimtesnių automatizacijų ar savo skriptų susikurti neina ir greitu metu to nenusimato.
El. pašto patikimumas ir pasiekiamumas
CloudSherpas nustatė, kad Gmail per mėnesį trikdžius patiria apie 9 minutes. Microsoft Exchange Online per mėnesį susiduria su trikdžiais apie 15 valandų, t.y. po pusvalandį per dieną. Per pastaruosius metus Microsoft bandė atgauti pasitikėjimą savo paslauga, tačiau dėl planinių darbų paslaugos pasiekiamumas vis vien prastesnis nei Gmail.
Geriausias el. paštas verslui
Apibendrinant aukščiau aprašytus skirtumus, Google Apps for Business suteikiamas Gmail verslui turi:
- mažiau vietos, bet didesnes ir pigesnes plėtimosi galimybes;
- geresnę apsaugą nuo nepageidaujamų laiškų (spam);
- daugiau inovatyvių funkcijų, kurios nuolat diegiamos;
- galingesnes integracijas su kitomis verslo programomis;
- geresnę el. pašto platformos patikimumo istoriją ir atnaujinimų politiką.
Atsižvelgiant į tai, kad pagrindinis abiejų paslaugų funkcionalumas ir kainos yra praktiškai vienodi, Google Apps for Business daugeliui bus geresnis pasirinkimas. Jei manote, kad Google Apps for Business jums dėl kažkokių specifinių niuansų netinka, pasikonsultuokite su Google Apps specialistu – Gmail vartoja skirtingus terminus ir kitaip vizualizuoja funkcijas, tačiau realiai gali atlikti visus tuos pačius darbus ką ir Microsoft Exchange.
Papildomos paslaugos
El. paštas, kontaktai ir kalendoriai yra tik pusė viso Google Apps for Business paketo. Į jį įeina dar 3 didelės paslaugos, kurias Microsoft parduoda atskirai: dokumentų saugykla, intranetas ir pokalbiai.
Dokumentų saugykla
Google Drive yra duomenų saugykla internete, kurioje be papildomų mokesčių galite laikyti iki 30GB failų. Jie automatiškai sinchronizuojami tarp visų jūsų įrenginių, pasiekiami per naršyklę ir gali būti patogiai bendrinami su kolegomis. Didžiausias privalumas – visi dokumentai gali būti koreguojami naršyklėje, be jokių papildomų mokamų programų. Panašią paslaugą Microsoft teikia tik Office 365 pakete (Office Web Apps), kuris yra brangesnis už Microsoft Exchange Online.
Intranetas
Kartu su Google Apps for Business suteikiami ir Google Sites su Google+, leidžiantys kurti intraneto puslapius ir šablonines interneto svetaines bei naudotis socialinio tinklo funkcijomis įmonės viduje. Panaši paslauga Microsoft SharePoint taip pat teikiama tik brangesniame Office 365 pakete.
Pokalbiai
Google Hangouts leidžia nemokamai susirašinėti, skambinti su vaizdu ir organizuoti video konferencijas tiek tarp įmonės darbuotojų, tiek už įmonės ribų. Baltneta panašią Microsoft paslaugą Lync teikia už 40Lt/mėn.
Išvada
Mano patirtimi, funkcionalumo ir patikimumo atžvilgiu Google Apps for Business visuomet pranašesnis už Microsoft Exchange. Už panašią kainą gaunate funkcionalesnį ir patikimesnį el. paštą su kontaktais ir kalendoriais. O visiškai nemokamai pridedami dar ir funkcionaliausia dokumentų saugykla, intraneto puslapiai ir vaizdo pokalbiai.
Lygiavertiškai su Google Apps for Business konkuruoti galėtų tik Microsoft Office 365. Ateityje juos irgi palyginsiu.
Gal jūs žinote bent vieną priežastį, kodėl rinktis Microsoft Exchange yra geriau? Pasidalinkite savo nuomone komentaruose.
