Radote kur kas geresnę el. pašto paslaugą savo įmonei. Patogesnė el. pašto programa telefone, funkcionalesnis komandinis darbo kalendorius, video pokalbiai tarp kolegų, 100% serverių pasiekiamumas ir t.t. Žodžiu, po persikėlimo laukia šviesus rytojus. Po persikėlimo…
Įmonių vadovams mintis perkelti el. paštą kelia daugiau baimės, nei persikraustyti į kitą biurą. Kiekvieną kartą, kai parduodu Google Apps stambesnei įmonei, #1 baimė yra migracija. Direktoriaus ir IT vadovo mintyse iškyla Mozės tautos bėgimo iš Egipto vaizdai: šimtai pėsčių darbuotojų kažkur neša savo el. laiškus, kas antras ką nors pameta, klientai nebegali susisiekti ir t.t. Žodžiu, darbą pakeičia chaosas, kurį išgyvena tik stipriausi.
Su migracija susidūrę specialistai būna nusiteikę, kad jos metu įmonės veikla bus paralyžiuota. Todėl jie iš anksto derina, ar galime perkėlimą atlikti naktį iš šeštadienio į sekmadienį. Taip, galime. Bet kur kas patogiau migraciją atlikti darbo metu. Perskaitę iki pabaigos, ją virtuoziškai atliksite ir patys.
Parodysiu, kaip pakeisti el. pašto serverį darbo metu nepatiriant nė sekundės prastovų ir neprarandant nė vieno el. laiško. Kiekvienam darbuotojui geriant rytinę kavą tereikės 5 minučių, kad pasikeistų el. pašto serverio adresą savo kompiuteryje. Ir TADAM – šimtų darbuotojų el. pašto dėžutės jau veikia šiuolaikiškoje el. pašto platformoje.
El. pašto perkėlimo etapai
Kad viskas būtų taip paprasta ir greita, tereikia viską atlikti teisinga tvarka. Siūlau savo planą, kurį ištobulinau su vidutinio dydžio ir didelėmis įmonėmis.
- Paruoškite domeno DNS zoną el. pašto migracijos režimu.
- Sukonfigūruokite naują el. pašto serverį.
- Perkonfigūruokite domeno DNS zoną.
- Ištrinkite senąsias el. pašto dėžutes.
1. DNS nustatymai el. pašto migracijos režimu
Tai minutę užtrunkantis pakeitimas. Bet jei jį atliksite per vėlai arba neteisingai, išsipildys ankstesnis košmaras ir svajosite, kad dabar iš tiesų būtų šeštadienio vakaras.
DNS nustatymai yra sudėtinga sritis ir jokios varnelės „Migracijos režimas“ ten nėra. Visgi tą pasiekti labai paprasta. Tereikia sutrumpinti DNS įrašų galiojimo laiką iki 1 – 5 minučių.
Jei neturit žalio supratimo, kas tas DNS, pradėkit nuo straipsnio Kas yra DNS serveris ir kaip jį išsirinkti? Trumpai, tai serveris, kuriame nurodyti domeno nustatymai. Jį dažniausiai suteikia ta įmonė, kuri užregistravo jūsų domeną. Trečiame etape tame DNS serveryje turėsime pakeisti el. pašto serverio, kuris priima el. laiškus, adresą.
El. pašto migracijai dabar svarbiausia DNS serverio funkcija – galimybė keisti individualių DNS įrašų TTL reikšmes. TTL (angl. Time-to-Live) nurodo, kiek laiko galioja jūsų DNS nustatymai. Standartiškai TTL reikšmė būna 6 – 24 valandos. Vadinasi, tie serveriai, kurie jums ką tik siuntė laišką, ateinančias 24 valandas atsimins jūsų el. pašto serverio adresą ir siųsdami kitus laiškus jo pakartotinai nebeklaus.
Jei pakeisite el. pašto serverio adresą iš A į B, prieš tai nepakeitę TTL, ateinančias 24 valandas matysite visišką chaosą. Vieni serveriai ir toliau siųs laiškus į A serverį, nes bus jį atsiminę. Kiti, kurie jums anksčiau nieko nesiuntė, matys naujo serverio adresą ir laiškus siųs į serverį B. Taip jūsų darbuotojai turės naudotis 2 dėžutėm abiejuose serveriuose, bet nė viena iš jų neveiks normaliai.
Kad toks chaosas tęstųsi ne 24 valandas, o 5 minutes, pakeiskite visų domeno DNS įrašų, kurių tipas yra MX, TTL reikšmę į 5 min. Trumpesnės nerekomenduoju, nes labai trumpas TTL sukelia savų problemų.
Prisiminkime, kad laiškus į naują serverį ne tik priimsime, bet ir iš jo siųsime. Todėl taip pat sutrumpinkite ir visų TXT bei SPF įrašų galiojimo laiką. Dar geriau, jei sugebėsite prie SPF įrašo pridėti ir naujojo el. pašto serverio adresą. Apie SPF įrašus plačiau rašysiu ateityje, kol kas paprašykite pagalbos savo paslaugų teikėjo.
Bet nepakeiskite jokių kitų tipų DNS įrašų TTL reikšmių. El. paštui nuo to nieko neatsitiks, bet visos kitos sistemos ir jūsų įmonės svetainė sulėtės. Kaip DNS nustatymai įtakoja interneto svetainės greitį, irgi aprašysiu ateityje.
Kad viską, ką aprašiau, pasijungtumėte teisingai, būtinas DNS serveris, kuris leidžia pilnai valdyti TTL nustatymus kiekvienam įrašui. Visi profesionalūs DNS serveriai tą leidžia, bet senoviški DNS serveriai hostingo serveriuose tokios funkcijos dažnai neturi. Jei dabartinis jūsų DNS serveris neleidžia valdyti TTL, pradėkite nuo DNS serverio keitimo, ir tik tuomet keiskite el. pašto serverius.
Atlikus šį žingsnį, praktiškai niekas nepasikeis. Laiškai ir toliau keliaus į senąjį serverį. Tačiau būsite pasiruošę sklandžiai migracijai. Dabar tereikia laukti tiek laiko, koks buvo senasis TTL nustatymas. Dažniausiai tai ne daugiau kaip 24 val.
2. Naujo el. pašto serverio konfigūracija
Mažoms įmonėms naujų dėžučių pasijungimas trunka keliasdešimt minučių. Didelėms – kartais ir savaites. Visų tikslas tas pats – pajungti visus vartotojus, teisingai sukonfigūruoti serveryje veikiančias programas ir t.t.
Po šio žingsnio niekas nepasikeičia, laiškai ir toliau eina į senąjį el. pašto serverį. Tačiau būtent dabar, kol naujasis serveris dar nenaudojamas, yra geriausias momentas duoti naujus prisijungimo duomenis visiems darbuotojams.
Kiekvienas vartotojas turi prisijungti prie el. pašto dėžutės naršyklėje, pasitikrinti nustatymus, susikonfigūruoti el. pašto dėžutę telefone bei Outlook ir t.t. Jei darbuotojų Outlook nustatymus valdo IT skyrius, dabar visiems sukurkite antrąją el. pašto dėžutę Outlook programoje.
Šiame žingsnyje vartotojai turės daugiausia klausimų. Kol tai tebėra nenaudojama bandomoji platforma, IT skyrius turi pakankamai laiko visiems viską išaiškinti ir išmokyti sklandžiai dirbti. Tiems, kurie neišsispręs savo klausimų iki senojo el. pašto serverio išjungimo, perjungimo dieną prakaituos delnai ir nakties miegą drums galvoje besisukantys klausimai.
Su moderniomis debesų kompiuterijos el. pašto platformomis vartotojai gali žengti dar vieną žingsnį toliau. Jie gali nusistatyti laiškų parsisiuntimą į šią naująją dėžutę iš senosios naudojant POP3 protokolą. Tokią funkciją turi visos šiuolaikiškos el. pašto platformos, taip pat ir Gmail.
Tuomet pavieniai darbuotojai savarankiškai persikels į naująjį el. pašto serverį, kuriame jau gaus ir siųs (jei pirmame žingsnyje pakoregavote SPF įrašą) visus laiškus. Tie, kam neišeis, ir toliau naudosis senuoju el. pašto serveriu. Jei visiems pavyks pereiti prie naujųjų dėžučių anksčiau, nei tą padarysite viso domeno lygiu, migracija iš esmės jau dabar bus įvykdyta.
Šiame žingsnyje domeno lygiu vis dar niekas nepasikeitė – laiškai keliauja į senąjį el. pašto serverį. Bet dalis darbuotojų jau naudojasi naujais įrankiais ir praktiškai jau yra numigravę. Kai iš paskutiniųjų darbuotojų gaunate patvirtinimus, kad jiems eina prisijungti prie naujųjų dėžučių, laikas įvykdyti didįjį el. pašto serverių perjungimą. Tiesa, jis jau nebėra toks ir didelis.
3. El. pašto DNS nustatymų keitimas
Dabar sukurkite naujus MX įrašus, kokius nurodė naujojo serverio administratorius, ir tada ištrinkite senuosius. Jei tai atliksite atvirkščia tvarka, prarasite tuo momentu jums siunčiamus laiškus.
TTL nustatymą palikite 5 min. Jei paaiškėtų, kad padarėte kokią nors klaidą, ją galėsite pataisyti per 5 minutes.
Per ateinančias 5 minutes visi laiškai nustos eiti į senąjį serverį ir pradės eiti į naująjį serverį. Tie darbuotojai, kurie pasijungė laiškų persiuntimą iš senų dėžučių į naujas per POP3, nieko nepastebės. Kiti matys, kad laiškai ateina nebe į senąją, o į naująją dėžutę.
Migracija beveik baigta. Beliko pakeisti DNS nustatymus laiškų siuntimui iš naujojo serverio. Sukurkite naująjį DKIM įrašą ir ištrinkite senojo serverio adresą iš SPF įrašo. Jei tą atliksite neteisingai, jūsų siunčiami laiškai gavėjų dėžutėse eis į spam katalogą. Todėl pasikonsultuokite su paslaugų teikėju, kaip sukurti teisingus SPF ir DKIM įrašus.
Jei viską atlikote teisingai, jau pilnai persikėlėte į naująjį el. pašto serverį. Jei ką nors padarėte neteisingai, nustosite gauti laiškus, jūsų siunčiami laiškai gavėjų dėžutėse eis į spam ir t.t. Todėl geriau jau dukart pasitikrinkite, ar tikrai viską padarėte teisingai.
4. Senųjų el. pašto dėžučių ištrynimas
Remontas baigtas, laikas išsivalyti. Pirmiausia atstatome TTL reikšmes į standartines. MX įrašams rekomenduoju nustatyti 24 val., TXT – 6 val.
Liko senasis el. pašto serveris. Jis nebenaudojamas, bet ar tikrai nebereikalingas? Jame tebėra laiškai tų vartotojų, kurie antrame žingsnyje nepasijungė senųjų dėžučių naujosiose per POP3.
Praėjus 24 val. nuo perėjimo prie naujojo el. pašto serverio, galima perkelti senus tų vartotojų el. laiškus į naujas dėžutes. Nerekomenduoju to daryti anksčiau, nes į jas dar gali ateiti naujų laiškų ir duomenų perkėlimą tektų kartoti. Priklausomai nuo duomenų apimties, kartais tai trunka net keletą parų.
Taip pat nepamirškite senajame serveryje esančių kalendorių, kontaktų, failų duomenų saugykloje ir t.t. Net senovinės webmail programos turi tokias funkcijas ir visuomet atsiranda bent keli darbuotojai, kurie jas naudojo. Taip pat galbūt pamiršote, kad telefone kontaktus sinchronizuojate per serverį, o laiškus tikrindavotės IMAP formatu, ir po senojo serverio išjungimo visa tai dings iš jūsų programų.
Aiškiai praneškite darbuotojams senojo serverio išjungimo datą ir priminkite, ką jie galėjo pamiršti pasiimti. Paslaugų teikėjui ištrynus senąją paslaugą, viskas, ko nepersikelsite į naująjį serverį, bus prarasta.
Dabar laikas ištrinti senąsias dėžutes darbuotojų pusėje. Tie, kurie buvo pasijungę el. laiškų parsisiuntimą iš senosios dėžutės į naują, jį turi išjungti, kitaip matys klaidų pranešimus. Outlook reikia išjungti senųjų POP3 dėžučių laiškų tikrinimą ir jas archyvuoti. Jei tos dėžutės buvo IMAP, jas galima tiesiog ištrinti.
Misija baigta. Viskas veikia naujajame serveryje, o senojo serverio neliko nė ženklo.
Apibendrinimas
Rekomenduoju el. pašto serverių keitimą vykdyti ne paskubomis naktį, o išdėlioti visą procesą per 3 darbo dienas. Išvengsite techninių problemų ir visi darbuotojai turės pakankamai laiko be streso pereiti prie naujos platformos. IT skyriui tos 3 dienos yra labiau laukimo, nei darbo, todėl nesusitrukdys kasdienis darbas ir nereikės viršvalandžių.
Apibendrinant, siūlau tokį veiksmų planą:
- Sutrumpiname DNS zonos MX, TXT ir SPF įrašų TTL reikšmes iki 5 min.
- Pridedame naujojo el. pašto serverio adresą SPF įraše.
- Pajungiame naująjį el. pašto serverį, sukonfigūruojame jo programas (kalendorių, duomenų saugyklą ir t.t.).
- Pajungiame visus vartotojus ir duodame darbuotojams prisijungimo duomenis.
- Sukonfigūruojame visų darbuotojų Outlook bei telefonus ir sprendžiame jų techninius klausimus.
- Skatiname darbuotojus susikonfigūruoti el. laiškų parsisiuntimą iš senosios dėžutės į naująją.
- Pakoreguojame DNS zonos MX, TXT (DKIM) ir SPF įrašus.
- 24 val. stebime, ar nepadarėme klaidų ir ar viskas veikia tvarkingai.
- Pailginame DNS įrašų TTL reikšmes iki 6 – 24 val.
- Perkeliame likusius duomenis iš senojo serverio į naująjį.
- Ištriname senąsias el. pašto dėžutes darbuotojų kompiuteriuose.
- Išjungiame senąjį el. pašto serverį.
Žiūrint atskirai, techniškai visi šie veiksmai yra lengvi ir juos gali atlikti jūsų IT ūkį prižiūrintis specialistas. Tam tereikia suprasti DNS nustatymus, kuriuos aprašiau čia ir kituose savo straipsniuose.
Sudėtingiausia dalis yra savo situacijos įsivertinimas. Tuomet svarbu ne tik numatyti potencialias problemas, bet ir išnaudoti naująją platformą kuo efektyviau. Pavyzdžiui, keletos darbuotojų naudojamos el. pašto dėžutės kaip info@ gali būti pajungtos keliais skirtingais metodais, kurių patogumas labai skiriasi. Todėl prieš migraciją patariu pasitarti su naująją platformą išmanančiu specialistu. Jis padės gauti daugiau naudos iš tos pačios paslaugos.
