Elektroninis parašas gyvas jau 15 metų. Bet plačiai naudoti jį versle tapo įmanoma tik pernai, kai startavo nemokamos PDF dokumentų pasirašymo sistemos.
Dabar išsiimti el. parašą ir pasirašyti teisiškai galiojančius tarpusavio susitarimus internetu galima visiškai nemokamai. Sutarčių sudarymas tapo greitesnis, pigesnis ir patikimesnis. Sužinokite visus praktinius el. parašo niuansus ir pradėkite naudotis jau šiandien.
El. parašo teisinis galiojimas
LR Elektroninio parašo įstatymas numato, kad el. parašas, „patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, elektroniniams duomenims turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose ir yra leistinas kaip įrodinėjimo priemonė teisme“.
Kvalifikuotus, t.y. teisiškai galiojančius, el. parašo sertifikatus išduoda tik akredituoti sertifikavimo paslaugų teikėjai. Technologiškai šie kriptografiniai sertifikatai panašūs į SSL sertifikatus (plačiau: Kas yra SSL sertifikatai ir kaip veikia HTTPS). Jie lygiai taip pat patvirtina duomenų šaltinio tapatybę ir garantuoja duomenų vientisumą. Skirtumas tik tas, kad pagrindinis jų identifikacinis duomuo (Subject:CN) yra ne domenas, o vardas ir pavardė.
Valstybinių institucijų išduodami sertifikatai naudoja asmens kodui tapatų serijinį numerį. Todėl tokio sertifikato gavimui reikia turėti LR asmens kodą. Ne LR piliečiai, kurie neturi leidimo čia gyventi ir neturi LR asmens kodo, kol kas negali gauti nemokamo el. parašo Lietuvoje. Tačiau, jie gali išsiimti kvalifikuotą el. parašo sertifikatą kitoje ES valstybėje arba iš privataus UAB „Skaitmeninio sertifikavimo centro“.
Lietuvoje naudojami dviejų tipų el. parašai: stacionarus ir mobilus. Nors jų teisinė galia vienoda, praktinis naudojimas ir techninės galimybės skiriasi.
Stacionarus elektroninis parašas
Stacionarus el. parašas yra sertifikatas, laikomas jūsų turimoje fizinėje laikmenoje. Kad galėtumėte naudotis tokiu el. parašu, reikia prijungti tą laikmeną prie kompiuterio. Todėl šis parašas ir yra „stacionarus“.
Lietuvoje galima įsigyti stacionarius el. parašus USB rakte arba lustinėje kortelėje (kaip bankomato kortelė). USB raktas jungiamas tiesiai į kompiuterio USB lizdą ir veikia be jokios papildomos įrangos. Kad pajungtume lustinę kortelę, reikia turėti ID kortelių skaitytuvą (angl. smart card reader). Jį už 10 – 20 € platina visos kompiuterių įrangos parduotuvės.
Registrų centras (Elektroninis.lt) išduoda el. parašus kortelėse ir USB laikmenose. Jų sertifikatai galioja 2 metus ir kainuoja 30 – 45 €.
Nuo 2009 sausio 1 d. išduodama LR asmens tapatybės kortelė (ATK) turi nemokamą el. parašo sertifikatą. Jau daugiau kaip trečdalis LR piliečių turi ATK su el. parašu. Jis veikia taip pat, kaip ir Registrų centro el. parašas lustinėje kortelėje.
ATK sertifikatas galioja ilgiausiai – 3 metus. Jo atnaujinimai visą ATK kortelės galiojimo terminą (10 metų) yra nemokami. Tereikia nuvykti į VPK Migracijos valdybą ir jie į senąją kortelę iš karto įkels naują el. parašo sertifikatą.
Mano nuomone, kvalifikuotas sertifikatas asmens tapatybės kortelėje yra geriausias stacionaraus el. parašo variantas. Elektroninis.lt stacionarius el. parašus verta rinktis tik tiems, kas negali gauti LR asmens tapatybės kortelės.
Visgi, pats stacionarus el. parašas daugumai nėra patogiausias pasirinkimas dėl savo veikimo principo. Prie kompiuterio reikia prijungti specialų skaitytuvą arba laikmeną ir ją įdiegti. Dėl to kyla nepatogumų, o kartais ir problemų. Kai kuriuose įrenginiuose, pvz.: planšetiniuose kompiuteriuose ar specifinėse operacinėse sistemose, prijungti USB įrenginių apskritai neįmanoma.
Mobilus elektroninis parašas
M. parašas veikia identišku kvalifikuoto sertifikato principu, kaip ir stacionarus el. parašas. Bet tas sertifikatas saugomas ne jūsų laikmenoje, o Registrų centro serveryje.
Kai kokioje nors sistemoje norite pasirašyti m. parašu, ta sistema Registrų centro serverių paprašo jūsų sertifikato. Tuomet Registrų centras paprašo jūsų įvesti sertifikato PIN kodą ne kompiuteryje, o telefone, ir perduoda sertifikatą jo prašančiai sistemai. Kadangi nereikia nieko jungti prie kompiuterio, su m. parašu galima dokumentus pasirašyti ir telefone bei planšetėje.
M. parašą savo abonentams išduoda visi mobilaus ryšio operatoriai: Tele2 – nemokamai, Omnitel – nemokamai, Bitė – mokamai. Jis suteikiamas pateikus asmens dokumentą ir įrašomas į bet kokią abonentinę SIM kortelę – tinka ir įmonei priklausantis abonentas.
M. parašas veikia praktiškai visuose telefonuose, o jo galiojimo laikas – 2 metai. Šiuo metu mobilusis parašas yra pats lengviausias būdas pasinaudoti el. parašu Lietuvoje. Tele2 ir Omnitel klientams tai ir pats pigiausias būdas – visiškai nemokama. Todėl m. parašas jau yra pati populiariausia el. parašo forma – steigdami įmonę el. būdu, 2 iš 3 steigėjų renkasi būtent m. parašą.
M. parašo minusas tik toks, kad būtinas mobilusis ryšys el. parašo patvirtinimo perdavimui. Dėl to pasirašymas trunka keletu sekundžių ilgiau, nei stacionariu el. parašu. Taip pat juo neina naudotis programose, kurios nėra prijungtos prie Registrų centro serverių: Signa, užsienio valstybių sistemos ir t.t.
Kaip pasirašyti elektroniniu parašu
Visas sąrašas el. paslaugų, kur galite naudotis lietuvišku el. parašu, pateiktas puslapyje Elektroninis.lt. Beveik visos lietuviškos sistemos, naudojančios el. parašą, pripažįsta m. parašą.
Stacionarų el. parašą kol kas pripažįsta ne visos sistemos. Todėl stacionaraus el. parašo vartotojams patariu išsiimti ir mobilų el. parašą.
Jungiantis prie Elektroninių valdžios vartų, VMI, bankų ir kitų sistemų, jums tereikia nurodyti savo asmens kodą ir sekti komandas. Šios sistemos pasirūpina visa programine puse, kaip patikrinamas el. parašo sertifikatas.
Tačiau el. parašą galima panaudoti daug plačiau, nei tapatybės ir dokumentų patvirtinimui valstybinėse sistemose. El. parašu galima pasirašyti bet kokį elektroninį dokumentą.
Visos to dokumento elektroninės kopijos yra originalai. Kvalifikuotas sertifikatas garantuoja, kad niekas dokumento nepakoregavo po jo pasirašymo. Priešingu atveju programa rodytų, kad el. parašas nebegalioja. Apie parašo tikrinimą rašysiu vėliau.
Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu
Jūsų el. parašas yra tik sertifikatas. Reikia specialios programinės įrangos, kuri tuo sertifikatu uždėtų parašą ant elektroninio dokumento.
Registrų centro savitarnoje tokia programinė įranga yra integruota, todėl JAR formas ir pan. pasirašote neišeidami iš Registrų centro savitarnos. Bet kaip pasirašyti ne Registrų centrui skirtą dokumentą, pvz.: sutartį su klientu?
Lietuvos archyvų departamentas prie VRM yra patvirtinęs bylų formatą ADOC. Tai el. parašo sertifikatu pasirašytas archyvas, kuriame gali būti šių formatų bylos:
- Tekstiniai dokumentai: DOCX (Microsoft Word), ODT (OpenDocument Text) ir PDF;
- Skaičiuoklės: XLSX (Microsoft Excel) ir ODS (OpenDocument Spreadsheet);
- Prezentacijos: PPTX (Microsoft Powerpoint), PPSX (Microsoft Powerpoint) ir ODP (OpenDocument Presentation);
- Nuotraukos: TIFF, JPEG ir PNG.
Šių formatų failų, išskyrus PDF, negalima pasirašyti jų originaliame formate. Todėl ADOC archyvas yra patogiausias būdas išsaugoti failus archyvavimui jų originaliu formatu ir pasirašyti kvalifikuotu sertifikatu.
ADOC formato bylas galima peržiūrėti ir kurti interneto sistemoje Signa Web. Galima parsisiųsti ir į kompiuterį diegiamą Signa programą.
Visgi, versle ADOC formatas nėra patogus. Gavęs ADOC bylą dažnas nežinos, kaip ją atidaryti ar pasirašyti. Laikant dokumentus interneto duomenų saugykloje kaip Google Drive, kas kartą norint peržiūrėti ADOC formatu pasirašytą dokumentą, teks jį parsisiųsti į kompiuterį ir tuomet įkelti į Signa Web sistemą, nes jokia kita programa negali atidaryti ADOC formato archyvų.
Kai tereikia pasirašyti sutartį su klientu, patogiau pasirašyti tiesiai PDF dokumentą, kaip tą daro Registrų centro savitarna.
Sutarčių pasirašymas PDF formatu
PDF failo formatas leidžia pasirašyti bet kokį PDF failą taip, kad jį galėtų peržiūrėti bet kuri PDF programa. PDF failus gali peržiūrėti praktiškai visi kompiuterių vartotojai. Juos atidaro naršyklės, duomenų saugyklos ir t.t.
Dokumentus PDF formatu leidžia išsaugoti visos šiuolaikiškos tekstų rengimo programos, CRM sistemos ir t.t. Tad jei su Microsoft Word pasiruošėte sutartį, prieš pasirašant tereikia ją išsaugoti PDF formatu.
Deja, lengvai kompiuteryje galima tik peržiūrėti pasirašytą dokumentą, o ne jį pasirašyti patiems. Į kompiuterį diegiamos pasirašymo programos yra mokamos arba sudėtingos, todėl nepopuliarios. Be to, asmeniniame kompiuteryje veikiančios programos nėra prijungtos prie Registrų centro serverių ir neleidžia naudotis m. parašu.
Todėl Lietuvoje jau veikia net 2 interneto sistemos, kurios leidžia pasirašyti bet kokį PDF dokumentą naršyklėje, be jokios papildomos programinės įrangos:
- GoSign.lt leidžia nemokamai įkelti PDF dokumentą ir nurodyti, kas jį turi pasirašyti. Visi sutartyje nurodyti asmenys gali pasirašyti tiek stacionariu, tiek mobiliu el. parašu.
- iSign.lt veikia identiškai kaip GoSign.lt, tačiau pripažįsta tik m. parašą – su ATK dokumentų pasirašyti neina. Užtat ji leidžia pasirašyti dokumentus ne tik PDF, bet ir ADOC formatu.
Įkėlus dokumentą į bet kurią sistemą ir nurodžius kliento rekvizitus, jis el. paštu gaus pranešimą apie pasirašymo laukiantį dokumentą. Jam tereikės prisijungti su savo el.parašu ir paspausti mygtuką, kad pasirašo dokumentą. Taip greičiausiai ir pigiausiai sudarysite juridinę galią turintį susitarimą.
Praktinis el. parašo naudojimas versle
El. parašas yra daug patikimesnis, nei parašytas ant popieriaus. Saugant savo el. parašo kvalifikuotą sertifikatą ir neperduodant jo piktavaliams, su šiandieninėmis kompiuterių galimybėmis praktiškai neįmanoma sufalsifikuoti tokio parašo dokumente. Taip pat neįmanoma pasirašyto dokumento pakoreguoti.
Tačiau, kad technologijos veiktų, reikia mokėti jomis teisingai naudotis. Dabar visi kalba apie tai, kaip gauti el. parašo sertifikatą ir kaip juo ką nors pasirašyti. Bet verslui kyla esminis klausimas: kaip patikrinti, ar dokumentas pasirašytas kvalifikuotu sertifikatu?
Nekvalifikuotą sertifikatą gali pasigaminti bet kas savo asmeniniame kompiuteryje. Nekvalifikuotas parašas yra techniškai teisingas, tačiau teisiškai bevertis.
Ateityje rašysiu apie tai, kaip teisingai patikrinti el. parašo galiojimą. Tai ypač aktualu sutartyse tarp juridinių asmenų, nes įmonių atstovai visuomet deda savo asmeninį el. parašą, todėl reikia patikrinti fizinio asmens įgaliojimus pasirašyti juridinio asmens vardu.
