275 mln. žmonių laiko savo asmeninius failus Dropbox duomenų saugykloje internete (TechCrunch). 190 mln. žmonių bent kartą mėnesyje atsidaro savo dokumentus Google Drive saugykloje (VentureBeat). Yra dar keliasdešimt panašių duomenų saugyklų internete paslaugų, kurios turi bent po 1 mln. vartotojų.
Sužinokite, kokią papildomą naudą gali suteikti dokumentų saugyklos internete, kuo jos skiriasi ir kuri geriausiai tinka jūsų įmonei.
Kam tai skirta?
Jei per paskutinius kelerius metus teko dirbti komandoje ruošiant vieną dokumentą ar persiųsti didelį failą, tikriausiai jau išbandėte bent vieną duomenų saugyklą internete. Galbūt ir šiandien naudojatės ne viena tokia paslauga (aš asmeniškai aktyviai naudoju 4).
Kol saugykla yra nuolat pasiekiama ir failų įkėlimo bei parsisiuntimo greitis tenkina, vartotojo akimis tarsi ir nėra skirtumo, kurią rinktis. Tačiau pradėję naudotis greitai pastebėsite skirtumus, kad viena paslauga patogesnė vienoje situacijoje, kita – kitoje. Kada kurią rinktis?
Pagal naudojimo paskirtį išskiriu 6 duomenų saugyklų internete tipus: (1) debesų kompiuterijos failų saugyklos, (2) failų persiuntimo saugyklos, (3) rezervinių duomenų kopijų saugyklos, (4) failų sinchronizavimo saugyklos, (5) dokumentų tvarkymo saugyklos ir (6) konfidencialių dokumentų bendrinimo saugyklos.
Visos šios paslaugos suteikia lyg ir tuos pačius gigabaitus už panašią kainą, tačiau praktikoje šie resursai labai skirtingai pasiekiami. Trumpai apžvelgsiu visas po vieną.
1. Debesų kompiuterijos failų saugyklos
Tai tikroji anglišką sąvoką cloud storage atitinkanti paslauga, techniškai apibrėžiama kaip object storage. Tai duomenų laikymo serveriai, virtualiai sujungti ir matomi kaip viena neribota duomenų saugykla. Ji neturi failinės struktūros ir failą išsaugo bei paskui pateikia pagal jo ID. Populiariausios tokios paslaugos yra Amazon Web Services S3, Google Cloud Storage, Microsoft Azure Block Blobs ir kt.
Debesų kompiuterijos failų saugyklos yra skirtos kitų platformų failų saugojimui, pvz.: Dropbox naudojasi AWS S3 saugykla savo klientų failų laikymui. Norint naudoti tokią paslaugą savo failų laikymui, reikia susiprogramuoti kontrolerį (pvz.: kaip Dropbox programa), kuris atliks failinės struktūros funkciją.
Ne IT sektoriaus įmonėms debesų kompiuterijos failų saugyklos gali būti optimalus pasirinkimas tik tuomet, jei nė viena kita paslauga jums netinka ir turite pakankamą biudžetą savo programų kūrimui. Bet net ir tuomet papildomi įskiepai jau sukurtoms programoms dažniausiai gausis pigiau, funkcionaliau ir saugiau.
2. Failų persiuntimo saugyklos
Angliškai tai one-click hosting. Šių saugyklų paskirtis – persiųsti į el. pašto dėžutę netelpančius failus. Nuo 2006 metų tokių paslaugų buvo sukurta šimtai, tačiau dauguma jų jau nebeveikia. Populiariausiomis buvo RapidShare, MegaUpload ir kt.
Tokios paslaugos tapo piratinio turinio dalinimosi kanalu ir nuolat susiduria su teisinėmis problemomis. MegaUpload atveju visa kompanija teismo sprendimu buvo uždaryta ir serveriai išjungti, todėl vartotojai negalėjo pasiekti net savo asmeninių visiškai legaliai laikomų failų.
Lietuvoje vis dar populiari WeTransfer failų persiuntimo saugykla. Ji leidžia nemokamai įkelti failus iki 2GB. Problemos slypi tame, kad nemokamai įkelti failai tampa visiškai vieši ir saugomi 7 dienas – negalite nei ištrinti įkelto failo, nei pratęsti jo saugojimo.
Dauguma failų sinchronizavimo saugyklų (4) ir dokumentų tvarkymo saugyklų (5) leidžia paviešinti pasirinktus failus, kad juos galėtų parsisiųsti pasirinkti asmenys. Jas tokiais atvejais ir siūlau naudoti – galėsite kontroliuoti prieigą prie failų, bet kada juos paslėpti ar ištrinti. Jei tokia saugykla naudojatės, nebereikės niekur papildomai registruotis ir iš naujo kelti failų.
3. Rezervinių duomenų kopijų saugyklos
Tai pats seniausias duomenų saugyklų internete tipas, atsiradęs dar 1987 m. ir angliškai vadinamas online backup arba remote backup. Įsidiegus specialią programą kompiuteryje, pasirinkti duomenys periodiškai nukopijuojami iš jūsų kompiuterio į serverį. Tokios programos leidžia atstatyti kompiuteryje norimos versijos failą, tačiau suteikia tik labai ribotas galimybes pasiekti failus internete ar dalintis jais su kitais.
Jei norite išsisaugoti tik paprastus failus iki 2GB, tą patogiau ir funkcionaliau atliks failų sinchronizavimo saugykla (4). Rezervinių duomenų kopijų saugyklos privalumai juntami tik didelės apimties specifinių duomenų saugojimui, pvz.: duomenų bazės kopijos, didelės el. pašto dėžutės kopijos ir pan. Profesionalios kopijavimo programos sugebės failus kopijuoti jų neužrakindamos (kitaip Outlook failo kopijavimo metu nebus gaunami nauji laiškai), į serverį siųs tik failo pakeitimus (delta, o ne visą failą) ir t.t.
Atsarginių duomenų kopijų saugyklos vis dar populiarios JAV, tačiau ir ten jos tampa nišine paslauga specifiniams poreikiams. Europoje viena populiariausių paslaugų yra Wuala, kurią teikia rezervinių kopijų aparatūros gamintoja LaCie. Wuala turi ir failų sinchronizavimo saugykloms būdingų funkcijų, tačiau dėl unikalaus duomenų šifravimo metodo kliento pusėje daugumoje atveju jos tampa komplikuotos.
4. Failų sinchronizavimo saugyklos
Šiuo metu tai pačios populiariausios asmeniniam naudojimui skirtos duomenų saugyklos, angliškai vadinamos file synchronization and sharing service. Jos automatiškai išsaugo jūsų asmeninius failus serveryje ir sinchronizuoja juos tarp visų jūsų kompiuterių ir telefonų. Dauguma jų taip pat leidžia dalintis failais su kolegomis ar draugais ir kartais turi kelias papildomas specifines funkcijas. Tokią saugyklą asmeniniam naudojimui rekomenduoju visiems – sugedus kompiuteriui neprarasite savo duomenų, o visuose kompiuteriuose turėsite naujausias savo dokumentų versijas.
Pati populiariausia failų sinchronizavimo saugykla pasaulyje yra Dropbox. Ji puikiai tinka asmeniniam naudojimui. Darbe ši programa ypatingai tiks tiems, kas daug fotografuoja ir filmuoja telefonu, o nuotraukas nori automatiškai bendrinti su kolegomis. Tokią funkciją turi ir kitos saugyklos, bet su Dropbox ja naudotis patogiausia. Jį su panašiu funkcionalumu vejasi iCloud, kurią Apple primygtinai diegia visiems savo klientams, bet neleidžia naudoti kitiems.
Įmonės duomenų laikymui rekomenduoju labiau į verslą orientuotas dokumentų tvarkymo saugyklas (5), kurios turi didesnį funkcionalumą ir įmonės duomenų kontrolę.
5. Dokumentų tvarkymo saugyklos
Šiai dienai tai didžiausią funkcionalumą turinčios duomenų saugyklos internete, kurios leidžia automatiškai kopijuoti duomenis iš kompiuterio, sinchronizuoti juos tarp visų savo įrenginių, paviešinti persiuntimui ir netgi koreguoti dokumentus tiesiai naršyklėje be jokių papildomų programų. Pilną tokį funkcionalumą visame pasaulyje kol kas siūlo tik 3 paslaugos.
Populiariausia yra Google Drive su integruotu Google Docs, turinti 190 mln. aktyvių vartotojų. Ją vejasi šiais metais pristatyta Microsoft OneDrive su integruotu Office Online. Seniausia, bet mažiausiai žinoma yra Zoho Docs.
Zoho Docs orientuota į JAV rinką, todėl dėl techninių ir teisinių niuansų ji dažniausiai netinka Lietuvos įmonėms. Rinktis lieka iš Google Drive ir Microsoft OneDrive. Abi paslaugos yra siūlomos asmeniniam naudojimui ir nemokamai suteikia po 15GB vietos. Funkcionalesnės ir daugiau vietos suteikiančios jų versijos taip pat įeina į biuro programų paketus Google Apps for Business ir Microsoft Office 365. Kuo skiriasi šios duomenų saugyklos ir kurią rinktis sužinokite čia: Microsoft OneDrive ir Google Drive saugyklų palyginimas.
6. Konfidencialių dokumentų bendrinimo saugyklos
Angliškai tai Virtual Data Room (VDR). Ši paslauga skirta suteikti galimybę peržiūrėti dokumentus internetu užkertant kelią juos parsisiųsti ar atsispausdinti. Tokią paslaugą dažniausiai naudoja teisininkai, investiciniai bankai ir kt., kai perkančiajai ar parduodančiajai pusei reikia suteikti galimybę susipažinti su konfidencialia įmonės informacija.
Nuo kitų saugyklų ši skiriasi iš esmės – ji nesinchronizuoja failų tarp serverio ir kompiuterio, o tik atidaro dokumentą peržiūrai naršyklėje. Lyginant su dokumentų tvarkymo saugyklomis (5), VDR turi detaliau apibrėžiamas teises kiekvienam vartotojui ir specialias apsaugas, kad dokumentas nebūtų spausdinamas ar išsaugomas.
Seniau Virtual Data Room paslaugas teikdavo tik specializuoti paslaugų teikėjai, pvz.: Merrill Datasite, Intralinks ir kt. Šiandien kur kas didesnį funkcionalumą ir saugumą už keliskart mažesnę kainą siūlo naujieji konfidencialių duomenų bendrinimo saugyklų teikėjai kaip Box, kurį naudoja daugiau kaip 200 tūkst. įmonių. Šiuolaikiškos VDR paslaugos tarp įmonės darbuotojų veikia kaip dokumentų tvarkymo saugyklos (5), o iš išorės yra pasiekiamos kaip standartiniai konfidencialių duomenų kambariai.
Ką rinktis?
Manau, beveik 300 mln. žmonių neklysta ir šiandien Dropbox iš tiesų yra vienas geriausių pasirinkimų elementariam asmeninių failų išsaugojimui internete, sinchronizavimui tarp visų savo įrenginių ir bendrinimui su kolegomis. Nemokama Box versija veikia praktiškai taip pat, tik suteikia daugiau vietos, o užsisakius mokamą planą funkcionalumas kur kas didesnis.
Dokumentų tvarkymo saugyklos kaip Google Drive ir Microsoft OneDrive irgi visa tai atlieka ir nemokamai suteikia daugiau vietos. Jos progresuoja kur kas greičiau ir nuo šių metų savo inovatyvumu jau stipriai lenkia visas failų sinchronizavimo saugyklas, tokias kaip Dropbox. Jau dabar jos leidžia koreguoti dokumentus tiesiai naršyklėje. Tai ypač svarbu įmonėms – nebereikia pirkti programų licencijų ir diegti programinės įrangos darbuotojų kompiuteriuose.
Jei turite kokių nors specifinių poreikių, išsirinkti bus lengva – visos duomenų saugyklos internete kažkiek skiriasi ir kažkuri geriausiai juos atitiks. Jei atrodo, kad tinka visos, siūlau rinktis dokumentų tvarkymo saugyklą Google Drive arba Microsoft OneDrive – jau dabar jos yra funkcionaliausios ir pigiausios, o ateityje šis inovacijų atotrūkis nuo kitų tik didės. Kokioje situacijoje kuri iš jų tinka geriau sužinokite čia: Microsoft OneDrive ir Google Drive saugyklų palyginimas.
Beje, visos šios paslaugos turi ir specialias versijas verslui. Tad rinkdamiesi jas savo įmonės darbuotojams iš anksto susiplanuokite sklandų pajungimą ir įdiegimą, kad išvengtumėte šešėlinio IT ūkio savo įmonėje.
Kokią duomenų saugyklą internete ir kodėl naudojate jūs? Pasidalinkite komentaruose.
