Spėju, jau naudojatės kuria nors duomenų saugykla internete. Jei dar ne, nuoširdžiai patariu susipažinti, kas yra duomenų saugyklos ir kuo jos skiriasi, ir pagaliau pasirūpinti savo asmeninių ir įmonės duomenų saugumu.
Praeitą mėnesį Google paskelbė, kad praėjus vos 2 metams nuo Google Drive pristatymo, juo kiekvieną mėnesį naudojasi 190 mln. žmonių. Taip pat pristatytas Google Drive for Work planas – už 8€/mėn. Google Apps vartotojas gauna neribotą kiekį vietos.
Tą pačią savaitę Microsoft pranešė, kad OneDrive nemokamai suteiks irgi 15GB vietos, o panašiai kaip Google Drive for Work kainuojantis Office 365 planas vartotojui suteiks 1TB vietos. Trumpai, Microsoft pasiūlymas identiškai geras.
Laikas išsiaiškinti, kokiais funkciniais niuansais „toks pat geras“ OneDrive planuoja pavyti ir aplenkti įspūdingai vartotojų skaičių auginantį Google Drive.
Įžanga
Tiek Microsoft OneDrive, tiek Google Drive duomenų saugyklos siūlo labai panašų funkcionalumą. Abi turi programėles visiems populiariausiems įrenginiams. Abi automatiškai sinchronizuoja visų formatų failus. Abi tiesiai naršyklėje leidžia koreguoti dokumentus, skaičiuokles ir prezentacijas. Abi leidžia įsidiegti partnerių programėles visų kitų formatų peržiūrai ir koregavimui. Abi leidžia dalintis failais su kolegomis ir koreguoti juos vienu metu. Abi leidžia peržiūrėti ir koreguoti failus net ir neturint interneto ryšio. Abi išsaugo visas dokumentų versijas ir leidžia lengvai jas atstatyti. Ir t.t. Ir dar t.t.
Kuo jos skiriasi? Vartotojų sąsajos ir techninis veikimas skiriasi iš esmės. Tačiau jau po pirmos darbo savaitės būsite pripratę prie pasirinktos paslaugos ir šie skirtumai nerūpės. Praktiškai darbo patogumą Lietuvoje įtakoja tik šie aspektai: palaikomi failų formatai, funkcionalumo vientisumas skirtinguose įrenginiuose, nuotraukos iš telefono ir duomenų įrenginiuose kontrolė.
Failų formatai
Nuo 2008 metų, kai PDF formatas buvo aprašytas kaip atviras standartas, jis tapo populiariausiu formatu dokumentų perdavimui ir peržiūrai. Jį atidaro praktiškai visos dokumentų saugyklos ir naršyklės, peržiūrai dažniausiai jo nereikia nė parsisiųsti.
Jei norėsite PDF faile išsaugoti užpildytą formą ar pasirašyti dokumentą el. parašu, šiai dienai nei su Microsoft OneDrive, nei su Google Drive to padaryti neišeis. Tam reikės dokumentą parsisiųsti į kompiuterį ir atsidaryti su Adobe Reader. Tuomet išsaugotą dokumentą galėsite įkelti į bet kurią saugyklą – abi jį atvaizduos tvarkingai.
Jei dalyvaujate viešuosiuose pirkimuose, Lietuvos perkančiosios organizacijos dokumentų šablonus dažniausiai pateikia DOCX formatu. Kiek bandžiau, nei internetinis Microsoft Office Online, nei Google Drive Docs šiai dienai neturi pakankamo suderinamumo ir funkcionalumo, kad būtų galima patogiai pildyti šias lenteles ir formas DOCX formatu. Atrodytų, Microsoft programa lyg ir turėtų tai daryti geriau. Tačiau realybėje jos funkcionalumas yra identiškas kaip Google Docs. Priežastis – abi programos šiai dienai yra ištobulintos tiek, kiek tai leidžia naršyklių galimybės.
Microsoft šiuo klausimu netgi nuvilia. Regis, dirbi su tuo pačiu failu tuo pačiu formatu, o skirtingose Microsoft programose jis atrodo skirtingai. Dirbant su Google Docs šis aspektas aiškesnis: GDOC ir DOCX formatų atskyrimas leidžia aiškiai suprasti, su kuria programa kurį failą geriausia koreguoti. Kaip bebūtų, pateiktas DOCX dokumentų formas vis dar patogiausia pildyti kompiuteryje veikiančia Microsoft Office Word programa ir kol kas neverta jų laužyti jokiais internetiniais įrankiais. Kol kas.
Office 365 siūlo planą Premium, į kurio kainą įskaičiuotos ir darbalaukio versijos Microsoft Office paketo licencijos. Mažoms įmonėms iki 25 darbuotojų šis planas yra 75,60€ per metus brangesnis už bazinį. Didesnėms įmonėms kainos skirtumas didesnis. Vertinant 3 metų naudojimo periodą, kai kompiuteryje instaliuojamos Microsoft Office versijos reikia ne visiems darbuotojams, dažnai pigiau gausis nupirkti šių programų licencijas konkretiems darbuotojams.
Aš asmeniškai valstybės institucijų šablonus pildau nemokama Writer programa iš LibreOffice (OpenOffice atmaina) paketo. Kol kas visais atvejais jos suderinamumas ir funkcionalumas buvo pakankamas. Paruoštus dokumentus galima išsisaugoti Google Drive arba Microsoft OneDrive saugyklose – abi daugumą failų atvaizduoja teisingai. Paprastesnius raštus, kuriuose nėra sudėtingų lentelių ar įmantrių headers bei footers, tiesiai naršyklėje tvarkingai koreguoja tiek Google Docs, tiek Office Online. Tad daugumai darbuotojų tikrai galima išsiversti ir be mokamo Microsoft Office paketo.
Jei be dokumentų, skaičiuoklių bei prezentacijų dirbate ir su kitų formatų failais (video, garso, brėžinių ir t.t.), Google Drive siūlo šimtus partnerių programų šių formatų koregavimui naršyklėje. Jos leidžia dirbti su Photoshop, AutoCAD ir praktiškai visais kitais formatais, peržiūrėkite pilną sąrašą. OneDrive principas kitoks: jis siūlo diegtis Windows, o ne naršyklės programas, tad kiekviename kompiuteryje ir kitame įrenginyje jas turėsite įsidiegti atskirai.
Reziumuojant, abiejų dokumentų saugyklų funkcionalumas failų formatų atžvilgiu yra panašus. Tik Google Drive turi daugiau galimybių naršyklėje, o tai supaprastina kompiuterių programinės įrangos administravimą. Jei visgi tenka sudėtingais dokumentais bendrauti su LR institucijomis, vien naršyklėje veikiančių Microsoft Office Online ar Google Docs šiai dienai tikriausiai nepakaks ir teks įsidiegti funkcionalesnę programą kompiuteryje. Tiek Microsoft OneDrive, tiek Google Drive duomenų saugykla išsaugos, sinchronizuos ir leis naršyklėje tvarkingai peržiūrėti praktiškai visus dokumentus, nors ir ne visus kol kas sugebės tvarkingai koreguoti.
Vientisumas
Duomenų saugyklų internete pagrindinis principas – visi duomenys saugomi „debesyje“, todėl internetu juos galite pasiekti iš bet kurio įrenginio. Tačiau tai nereiškia, kad iš bet kurio įrenginio galite su tais duomeninis daryti tą patį. Pavyzdžiui, atsidarę Excel skaičiuoklę telefone, turėsite žymiai mažiau funkcijų, nei atsidarę tą patį failą kompiuteryje.
Telefono ekranas ir procesoriaus galia nepakankami visoms funkcijoms. Google Drive ir Microsoft OneDrive šiuo aspektu veikia labai skirtingai. Google Drive leidžia atsidaryti visus dokumentus vienodai visuose įrenginiuose, tik mažuose ekranuose nerodo kai kurių specifinių funkcijų. Tuo tarpu Microsoft OneDrive kiekviename įrenginyje veikia iš esmės skirtingai, pavyzdžiui:
- Excel Macro komandos veikia tik kompiuteryje instaliuojamoje Microsoft Excel versijoje, todėl nei naršyklėje, nei telefone šių komandų nematysite. Tą patį atliekantys Google Scripts veikia serveryje, todėl yra pasiekiami ir veikia greitai bet kuriame įrenginyje.
- OneDrive kitų formatų failai peržiūrimi atskira kompiuteryje įdiegta programine įranga. Visuose įrenginiuose ją reikia įdiegti atskirai, o kai kurios programos nebus siūlomos telefonams ir planšetėms. Google Drive programos veikia naršyklėje, todėl vienodai veiks visuose įrenginiuose.
- Dalis OneDrive failų koregavimo funkcijų veikia tik per kompiuteryje instaliuojamo Microsoft Office paketo programas. Naršyklėje negalėsite pilnai koreguoti dalies dokumento zonų (pvz.: daugumos headers ir footers elementų). Taip pat negalėsite atsidaryti failų neturėdami interneto ryšio. Norėdami pilno funkcionalumo, turėsite įsigyti Microsoft Office licenciją arba pirkti kelis kartus brangesnį planą, į kurį ši licencija įskaičiuota. Neturint kompiuteryje įdiegto Microsoft Office paketo, Google Drive programų funkcionalumas kur kas didesnis nei OneDrive.
Abu gamintojai jau kurį laiką delsia pristatyti koregavimo funkcijas konkurento operacinėje sistemoje telefone. OneDrive leidžia koreguoti dokumentus tik su Windows Phone ir iOS programėlėmis. Google Drive leidžia koreguoti dokumentus tik su Android ir iOS programėlėmis. Peržiūra veikia ant visų įrenginių, tačiau koregavimas išlieka lemiančiu skirtumu renkantis telefonus įmonės darbuotojams.
Apibendrinant, Google Drive siūlo geresnį suderinamumą su skirtingais įrenginiais ir leidžia išvengti papildomų programų diegimo. Tačiau jei visi jūsų įmonės darbuotojai naudojasi tik Windows kompiuteriais su įdiegtu Microsoft Office paketu ir tik Windows Phone telefonais, pakankamai gerą suderinamumą pasieksite ir su Microsoft OneDrive.
Nuotraukos telefone
OneDrive telefono programėlė, kaip ir Dropbox bei dauguma kitų, leidžia nusistatyti, kad telefonu padarytos nuotraukos būtų kopijuojamos į specialų nuotraukų katalogą internete. Google nuotraukas kopijuoja į Google+ Photos privatų aplanką, kur suteikiama daug nuotraukų koregavimo įrankių. Funkciniu požiūriu Google metodas daug galingesnis ir garantuoja didesnį privatumą, tačiau jis nenumato vieno specifinio scenarijaus.
Jau ne vienas klientas norėjo, kad vieno darbuotojo telefonu daromos nuotraukos momentiškai būtų sinchronizuojamos į bendrą aplanką. Su OneDrive ir Dropbox tą lengva padaryti bendrinant visą nuotraukų katalogą. Tačiau viso Google+ Photos aplanko bendrinti negalima, todėl reiktų arba kaskart eiti į Google+ ir bendrinti naujas nuotraukas, arba telefone nuotraukas įkelti į Google Drive katalogą.
Tokioje situacijoje Google metodą galima automatizuoti su papildomu skriptu. Tačiau su OneDrive ar Dropbox tą galima padaryti be jokių papildomų nustatymų. Paprastiems vartotojams, kuriems reikia automatiškai bendrinti nuotraukas su biure esančiais kolegomis ir neturintiems patyrusio Google Apps administratoriaus, OneDrive mobilioji programėlė šioje situacijoje yra patogesnė.
Įrenginių kontrolė
Google Apps for Business turi Device Management pultą, kuriame galite matyti ir valdyti visus įmonės Android ir Chromebook įrenginius. Jame galite nustatyti įrenginio vietą, jį užrakinti ar ištrinti visus įmonės duomenis. Identišką funkcionalumą galima pasiekti ir Windows platformoje su OneDrive duomenimis, tačiau tam reikės papildomos programinės įrangos, o tai reiškia papildomas išlaidas licencijoms ir administravimo kaštus.
Ką rinktis?
Iš esmės Microsoft OneDrive ir Google Drive turi labai panašų funkcionalumą. Vartotojai programų skirtumus pajus tik specifinėse situacijose. Kur kas didesnis skirtumas yra administravime: Google programas diegia serveriuose, o Microsoft – įrenginiuose.
Kadangi Google programos naršyklėje veikia ir be interneto ryšio, Microsoft principas tik didina kaštus neduodamas apčiuopiamos naudos. Dėl jo darbuotojai naudotis programomis galės ne visuose įrenginiuose, administratoriai turės daugiau darbo, o visa įmonė patirs didesnes išlaidas papildomoms programų licencijoms.
Jei jau naudojatės visomis Microsoft paslaugomis (Office 365 su Exchange Online, Lync, Sharepoint ir t.t.), turite Microsoft Office licencijas ir esate patenkinti jų funkcionalumu bei kaina, OneDrive puikiai papildo šį biuro programų paketą. Atskiras Google Drive tokiame kontekste kels daugiau nepatogumų nei privalumų. Tačiau jei nesate savo įmonės pilnai patikėję Microsoft technologijoms ir renkatės nepriklausomai, „toks pat geras“ OneDrive kol kas tik didins IT ūkio kaštus neduodamas jokios realios papildomos naudos.
Gal jūsų patirtis kitokia? Pasidalinkite komentaruose, kokia duomenų saugykla internete patogiausia jums.
